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영어 칼럼

[영어 편지] 비지니스 영문 편지 맺음말과 인사말

영어는 국제적인 비지니스 언어이지만, 영문 편지를 작성할 때 어떻게 좋은 인상을 줄 수 있는지 방법을 아는 사람은 흔치 않습니다. 잘 씌여진 비즈니스 영어 편지 한 통이 여러분 사업의 성공여부를 좌우할 수도 있습니다. 영문 편지 작성의 인사말과 맺음말을 중심으로 알아보겠습니다!


- 첫 인사말

salutation 즉 편지의 인사말로 좋은 첫인상을 만들어보세요. 상대방의 이름과 직함이 정확한 지 꼭 확인해야 합니다. 예를 들어 Dear Ms. Jones. 만약 상대방의 이름을 모르면 Dear Sir or Madam을 사용합니다.


- 목적과 의도 명확히 하기

첫 문단에 여러분이 편지를 쓰고 있는 목적을 밝혀야 합니다. 예를들어, As per our phone conversation, I am writing to provide the information you requested. 와 같은 문장으로 의도를 밝히게 되면, 이 뒤의 내용도 수신자로 하여금 더 잘 이해되도록 하는 효과를 줍니다.


- 이유에 맞추어 어조 선택

비지니스 서신을 작성하는 데는 여러가지 이유가 있을 수 있습니다: 예를 들어 inquiry(정보요구), request(업무 등에 대한 요청), apology(사과) 혹은 complaint(불만토로). 이런 목적들이 서신의 분위기나 문장의 스타일을 결정하게 됩니다.


- 요청하는 서신의 경우

정보 등을 요청하는 서신을 작성할 때, Could you possibly... 혹은 I would be grateful if you could... 등으로 요청의 문장을 시작할 수 있습니다.


- 안좋은 소식을 전하는 경우

나쁜 소식을 전하거나, 사과를 할 때는 반드시 정중하고 세련된 표현으로 문제에 대한 이유를 설명해야 합니다. 예를 들어,Unfortunately we are not hiring any new staff at the moment. 혹은 I am afraid that we will be unable to meet your order on time due to problems with our supplier


- 편지 맺음말로 넘어가기

서신의 마지막 문단에서, 여러분은 Please contact us if you have any further questions와 같은 closing remarks를 사용할 수 있습니다. 만약 다른 서류 등을 첨부한다면 서신 마지막에, Please find enclosed... 혹은 I am enclosing...이라고 설명을 부연할 수 있습니다.


- 추후 연락처 알려주기

서신 마지막에는 또한 추후의 연락 사항 등을 명시하셔야 합니다. 예를 들면, I look forward to seeing you next Thursday


- 편지 맺음말

close 즉 서신의 마무리 문장은 서신을 읽을 상대방과 여러분의 관계에 따라 달라질 수 있습니다. Yours faithfullyyours sincerely보다 좀 더 형식적인 표현이죠. 반면 best regards는 상대방이 비지니스 상 아주 가깝게 지내거나, 혹은 친구일 때 사용합니다.


- 서명

서신을 마무리하고 나서, signature(손으로 쓰는 서명)를 남겨야 합니다. 그리고 여러분의 이름과 직함을 그 아래 작성합니다.


- 마지막 검토 및 점검!

서신을 보내기 전에 반드시, 문법, 스펠링 혹은 쉼표 등에 대해 proofread를 하셔야 합니다. 마지막 점검으로 여러분 자신에게, 그 서신이 명확, 간결하고, 정확하고 예의바르며, 설득력이 있는 지 물어보는 것이 중요합니다.

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